Privacy

Privacyverklaring SV Voorwaarts Twello

Juni 2018

1 Algemeen

‘SV Voorwaarts’ verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
In deze privacyverklaring geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging ‘SV Voorwaarts’.

2 Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

3 Verwerkt ‘SV Voorwaarts’ persoonsgegevens?

Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

1. Leden: van ‘SV Voorwaarts’ (i.i.g. NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, begin- en einddatum lidmaatschap, geslacht, bondsnummer, IBAN rekeningnummer en contributiebedrag);
2. Relaties: Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (i.i.g. organisatie, naam, e-mailadres en telefoonnummer);
3. Vrijwilligers; leden of niet leden die ‘SV Voorwaarts’ helpen (i.i.g. naam, e-mailadres en telefoonnummer);

4 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen:

1. Leden: De ledenadministratie wordt per afdeling uitgevoerd door de afdelingsledenadministrateur en de centrale ledenadministrateur van ‘SV Voorwaarts’ en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op een beveiligde computer bewaard.
2. Relaties en vrijwilligers: Deze gegevens worden ook beheerd door de afdelingsledenadministrateur en de centrale ledenadministrateur van ‘SV Voorwaarts’.

5 Waarvoor verwerkt ‘SV Voorwaarts’ deze gegevens?

De persoonsgegevens die ‘SV Voorwaarts’ verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

1. Leden: Deze gegevens worden vastgelegd om de lidmaatschapsgelden te kunnen incasseren, om de ledenadministratie te kunnen beheren en om leden te kunnen informeren, uit te kunnen nodigen en te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving;
2. Relaties: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op verschillende gebieden;
3. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers te kunnen informeren en in te schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten;
4. Toestemming van de betrokkene voor verwerking specifieke doeleinden of noodzakelijk ter uitvoering van de overeenkomst waar de betrokkene partij is of noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichting van de verwerkingsverantwoordelijke.

6 Verwerkt ‘SV Voorwaarts’ ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. ‘SV Voorwaarts’ verwerkt deze gegevens alleen als dit echt nodig is. Van sportende leden is het geslacht relevant en wordt voor sportpas de pasfoto gevraagd.

Wanneer bijvoorbeeld voor het bijwonen van een kamp relevante gezondheid gegevens nodig zijn worden deze direct na afloop verwijderd.

7 Hoe gaat ‘SV Voorwaarts’ met mijn persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging/stichting of het doel waarvoor zij dienen, tenzij op grond van een wettelijke verplichting. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming, tenzij wettelijk toegestaan of verplicht. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.
Wanneer de persoonsgegevens met derden worden gedeeld, deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt en er bovendien een verwerkersovereenkomst wordt gesloten, waarin onder andere is bepaald dat de persoonsgegevens worden verwijderd zodra deze niet meer nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.

8 Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:

1. Leden: De ledenadministratie kan alleen worden
2. ingezien door de ledenadministrateur en bestuur van de betreffende afdeling alsmede de centrale ledenadministrateur en bestuur ‘SV Voorwaarts’;
3. Relaties: De ledenadministratie kan alleen worden ingezien door de ledenadministrateur en bestuur van de betreffende afdeling alsmede de centrale ledenadministrateur en bestuur ‘SV Voorwaarts’;
4. Vrijwilligers: De ledenadministratie kan alleen worden ingezien door de ledenadministrateur en bestuur van de betreffende afdeling alsmede de centrale ledenadministrateur en bestuur ‘SV Voorwaarts’;
5. Er zijn passende beveiligingsmaatregelen getroffen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot de persoonsgegevens te beperken.

9 Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Uit te kunnen nodigen voor een bijeenkomst van oud-leden c.q. een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

10 Welke regels gelden bij de verwerking van persoons-gegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is ‘SV Voorwaarts’ gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

11 Kan ik zien welke gegevens ‘SV Voorwaarts’ van mij verwerkt?

U kunt een verzoek indienen bij de centrale ledenadministratie van ‘SV Voorwaarts’ om deze gegevens in te zien. Deze is bereikbaar via leden.voorwaarts@gmail.com.

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens worden afgehandeld.

12 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?

Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van ‘SV Voorwaarts’, via secretaris.cb@voorwaartstwello.nl. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving.

Om ‘vervuiling’ van het ledenbestand te voorkomen moeten leden wijzigingen in persoonsgegevens NAW, bankgegevens e.d. door te geven aan de betreffende ledenadministratie van SV Voorwaarts

Leden zijn zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen.

13 Wijzigingen

‘SV Voorwaarts’ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van ‘SV Voorwaarts’ te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy statement zelf raadplegen of opslaan via de website van SV Voorwaarts (www.voorwaartstwello.nl).